FAQ

Indem Sie uns das Forderungsmanagement übergeben, können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Sie können sicher sein, dass sich Experten um Ihre Ansprüche kümmern. Wir haben dies tausendfach getan und verfügen über das Fachwissen, die Erfahrung und die Systeme, um mehr Forderungen schneller einzutreiben – damit Sie von mehr Liquidität profitieren können. Für Investitionen, die Ihr Geschäft wachsen lassen oder Sie sogar vor der Insolvenz schützen. Nicht vergessen: Wir behalten Schuldner im Auge, die jetzt zahlungsunfähig sind, aber in Zukunft möglicherweise wieder zahlungsfähig sind. Sobald Sie also zahlungsfähig sind, ziehen wir für Sie Beträge ein, die Sie bereits abgeschrieben haben.

Ein Rechtsstreit ist teuer und auf ein Gerichtsurteil kann man lange warten. Wir versuchen immer, das Problem zunächst außergerichtlich zu lösen und ziehen nur dann ein Gerichtsverfahren in Betracht, wenn dies fehlschlägt. So sparen Sie nicht nur bares Geld, sondern Ihre Forderungen sind in der Regel schneller bezahlt und Sie können gute Kundenbeziehungen pflegen.

Meist sind Inkassounternehmen erfolgreicher, weil das Inkasso ihr Kerngeschäft ist. Wir verfügen über spezialisiertes Know-how und Personal sowie entsprechende Systeme. Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen betrauen dagegen ihren Buchhalter oder ihre Vertriebsabteilung mit dem Inkasso. Diese zusätzliche Aufgabe erhöht die Arbeitsbelastung des Mitarbeiters und steht oft ganz unten auf der Prioritätenliste. Die Folge kann ein geringes Inkasso oder sogar ein zunehmender Forderungsausfall sein. Wir empfehlen daher dringend, ein spezialisiertes Inkassobüro zu beauftragen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Außerdem erschließen Sie sich mehr Liquidität, indem Sie Zahlungsausfälle minimieren.

Es hängt von Ihren Wünschen und Bedürfnissen ab. Unsere professionell gestalteten Prozesse stellen sicher, dass wir Hand in Hand mit der internen Kredit- und Inkassoabteilung arbeiten. Ihre Abteilungen können Ressourcen und Energie auf die Bewertung und Auswahl von Kunden sowie auf die frühen Phasen des Inkassoprozesses konzentrieren. Wir konzentrieren uns hauptsächlich auf die späteren Phasen des Inkassoverfahrens, einschließlich der vorgerichtlichen und gerichtlichen Schritte, und helfen Ihnen beim Inkasso. Über unser Kundenportal können Sie rund um die Uhr den Status Ihrer Forderungen einsehen. So bleiben Sie jederzeit handlungsfähig, auch wenn Sie Ihr Forderungsmanagement ausgelagert haben.

Der Einsatz eines externen Inkassobüros wirkt sich in vielen Fällen positiv auf Ihr Image aus. Investoren, Lieferanten und Kunden wissen, dass Sie Inkasso ernst nehmen und mit einem professionellen Partner abwickeln. Leider verfügen nicht alle Inkassounternehmen über die notwendigen Ressourcen und ergreifen nicht die notwendigen Maßnahmen, um Schäden von Ihrem Unternehmen abzuwenden. Bei COLLECTM arbeiten wir konsequent und verständnisvoll, suchen stets nach einvernehmlichen Lösungen und sind uns bewusst, dass der Schuldner Ihr Kunde ist. Wir wissen, wie wertvoll Kundenbeziehungen sind und tun unser Bestes, um sie zu schützen.

Bei bestimmten Tätigkeiten (z. B. Kauf oder Bestellung von Waren im Versandhandel) besteht häufig Unsicherheit über die Altersgrenzen von Jugendlichen. Nach dem Kinderrechtsänderungsgesetz vom 1. Juli 2001 gelten folgende Altersgrenzen: Zunächst ist zwischen der Handlungsfähigkeit, der Haftung für zivilrechtliches Unrecht und der Rechtsgeschäftsfähigkeit zu unterscheiden. Der Einfachheit halber beginnt die Handlungsfähigkeit bereits bei der Geburt – das heißt, ein Kind kann Rechte und Pflichten wahrnehmen. Zivilrechtliche Verantwortlichkeit bedeutet, dass das Kind ab dem 14. Lebensjahr für sein Verhalten verantwortlich ist (Jugendstrafrecht gilt bis zum 19. Lebensjahr). Im Hinblick auf die Fähigkeit zum Abschluss von Rechtsgeschäften werden Rechte und Pflichten durch das eigene Handeln oder Verhalten begründet. In diesem Fall gelten folgende Alterskategorien: Von der Geburt bis zum Ende des 7. Lebensjahres gelten Kinder als rechtsgeschäftsunfähig (mit Ausnahme der für diese Altersgruppe typischen Geschäfte, wie z. B. der Kauf von Hot Dogs, Süßigkeiten …). So können beispielsweise von 7 bis 14 Jahren Spenden angenommen, darüber hinaus aber keine Verpflichtungen mehr eingegangen werden. Mit Zustimmung des gesetzlichen Vertreters kann jedoch ein Rechtsgeschäft dennoch zustande kommen. Ab dem 14. bis 18. Lebensjahr (Altersgrenze) können Minderjährige über eigene Einkünfte und ihnen zur freien Verfügung überlassene Sachen verfügen – jedoch nur insoweit, als ihre Lebensbedürfnisse nicht gefährdet sind. Arbeitsverträge (z. B. für Ferialpraktika) können abgeschlossen werden, Ausbildungs- oder Ausbildungsverträge bedürfen jedoch der Zustimmung des gesetzlichen Vertreters.

Wer länger als drei Tage in einem Haus oder einer Wohnung wohnt oder einzieht, muss dies dem Einwohnermeldeamt mitteilen.

Die Kosten richten sich nach der Verordnung Nr. 141 des Bundesministeriums für Wirtschaft vom 27. März 1996.

Nutzungsbedingungen & Bedingungen (Allgemeine Geschäftsbedingungen) Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) müssen Sie Ihren Geschäftspartnern zum Zeitpunkt des Geschäftsabschlusses (in der Regel bei der Bestellung der Waren oder Dienstleistungen) mitteilen oder zugänglich machen. Andernfalls sind die AGB kein geeignetes Instrument zur Durchsetzung Ihres Anspruchs. In den AGB sollten Sie detailliert festlegen, wie und zu welchen Konditionen Sie Ihre Leistung erbringen, die Zahlungsbedingungen und die Verzugsfolgen (Verzugszinsen, Mahnkosten, Inkassokosten…) benennen. Scheuen Sie sich nicht, diese scheinbar heiklen Themen klar anzusprechen – auch wenn Ihr Vertrieb sie für unnötig hält. Außergewöhnliche Regelungen mit nachteiligen Folgen für den Vertragspartner werden in den AGB nur wirksam, wenn ausdrücklich darauf hingewiesen wird. Es empfiehlt sich daher, die relevanten Textpassagen optisch hervorzuheben. Konditionen, die nur auf der Rückseite einer Rechnung aufgedruckt sind, haben lediglich informativen Charakter. Schließlich waren sie dem Kunden zum Zeitpunkt des Geschäftsabschlusses nicht bekannt. Sie können nicht zur gerichtlichen Durchsetzung von Ansprüchen verwendet werden.

Prüfen Sie die Bonität von Neukunden oder verlangen Sie bei größeren Erstabschlüssen eine volle oder teilweise Vorauszahlung. Seriöse Kunden haben in der Regel keine Einwände. Wenn der Kunde dies nicht versteht oder sich weigert, dies zu tun, könnte dies ein schlechtes Zeichen sein. Sprechen Sie mit anderen Lieferanten über deren Erfahrungen mit Ihrem neuen Kunden. Beobachten Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden kontinuierlich und reagieren Sie mit erhöhter Vorsicht auf jede Verschlechterung. Frag immer warum. Es gibt mehrere mögliche Anzeichen dafür, dass sich die Kreditwürdigkeit eines Kunden verschlechtert hat oder in Zukunft verschlechtern könnte: Der Kunde bittet oft darum, die Zahlungsfrist „ausnahmsweise“ zu verlängern. Der Kunde nutzt keine Skontofristen mehr. Der Kunde reklamiert oft unberechtigt Waren oder Dienstleistungen. Der Chef oder der bisherige Ansprechpartner ist oft nicht erreichbar, wenn eine Mahnung erforderlich ist. Die Mitarbeiter der Buchhaltung wechseln häufig oder es kommt nach und nach zu größeren Veränderungen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen klar und genau sind. Dies reduziert die Beanstandungen und Zahlungsverzögerungen der Kunden. Achten Sie darauf, dass Name und Adresse des Rechnungsempfängers richtig und vollständig sind. Falsche Angaben können zu Zahlungsverzögerungen und später möglicherweise sogar zu verlorenen Gerichtsverfahren führen. Nicht zuletzt deshalb sollten Ihre Kundenakten immer aktuell sein. Die Aktualisierung Ihrer Konten (mindestens ein- bis zweimal jährlich) stellt sicher, dass Ihre Kundendaten immer so genau wie möglich sind. Die Mindestanforderungen an Rechnungen (und natürlich Gutschriften) im Umsatzsteuerrecht sind in der Regel wie folgt (bei Ausnahmen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater): Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers Name und Anschrift des Leistungsempfängers Datum der Ausstellung Seriennummer Lieferdatum oder Angabe der Lieferzeit Menge und Beschreibung der Artikel bzw. Art und Umfang der Leistung Mieten Mehrwertsteuersatz angewendet die in der Rechnung angefallene Mehrwertsteuer Hinweis auf etwaige Steuerbefreiungen Bitte beachten Sie, dass seit dem 01.01.2004 eine Rechnung ausgestellt werden muss, wenn die Lieferung oder Leistung für ein Unternehmen oder eine juristische Person oder für Vereine, Verbände oder Gemeinden erbracht wird. Seit dem 1. Januar 2006 ist eine elektronische Signatur für alle elektronisch übermittelten Rechnungen obligatorisch. Klare und eindeutige Informationen darüber, wann der Rechnungsbetrag zu zahlen ist, sollten ein wichtiger Bestandteil Ihres Rechnungsblattes sein („Fälligkeitsklausel“).

Definieren Sie die Zahlungsbedingungen für Ihre Kunden so genau wie möglich in Ihren AGB und auch auf Ihrer Rechnung. Das Ende der Zahlungsfrist sollte immer der Tag sein, an dem das Geld Ihrem Konto gutgeschrieben wird. Reduzieren Sie die unterschiedlichen Skonto- und Zahlungsfristen für Ihre Kunden auf maximal zwei Varianten. Unklare Parameter werden oft großzügig ausgelegt – zu Ihrem Nachteil.

Bieten Sie eine faire Rabattpolitik an. Dadurch wird sichergestellt, dass viele Kunden ihre Rechnungen schnell bezahlen und ihr Ausfallrisiko minimiert wird. Wenn Sie Rabatte gewähren, definieren Sie die Rabattzeiträume genau und lassen Sie keinen Spielraum. Ungerechtfertigte Skontoabzüge summieren sich im Laufe der Zeit zu erheblichen Verlusten. Falls Sie kein Skonto gewähren, vermerken Sie dies bitte deutlich und unmissverständlich auf Ihrer Rechnung.

Eine gesetzliche Mahnpflicht nach ordnungsgemäß ausgestellten Rechnungen besteht in der Regel nicht. Mahnungen, Zahlungsaufforderungen und dergleichen sind üblich, aber nicht zwingend. Grundsätzlich sollten alle Kunden ggf. eine Mahnung erhalten. Wenn Sie befürchten, dass einzelne Kunden negativ auf Ihre schriftlichen Mahnungen reagieren könnten, sind Sie möglicherweise zu abhängig von diesen Kunden. Mahnungen per Einschreiben sind mit hohen Kosten verbunden. Der Versand als normale Post ist völlig ausreichend. Rufen Sie auch Ihre Kunden an und fragen Sie, warum sie ihren Verpflichtungen nicht nachkommen. Notieren Sie den Anruf; dies kann bei späteren Streitigkeiten hilfreich sein. Versenden Sie Ihre Mahnungen konsequent, regelmäßig und vor allem zeitnah nach Ablauf der Zahlungsfrist. Eine Mahnung pro unbezahlter Rechnung sollte ausreichen. Gegebenenfalls weitere Mahnungen durch COLLECTM veranlassen. Wenn Sie mehr als eine schriftliche Mahnung pro Rechnung versenden wollen, sollten Sie auf keinen Fall in den Mahnungen selbst angeben, ob mehrere vorgesehen sind (zB erste Mahnstufe, zweite Mahnstufe etc.). Schuldner passen sich dieser Systematik an und warten dann oft bis zum letztmöglichen Termin. Stellen Sie sich darauf ein, dass Ihre Buchhaltung nach der Einführung eines neuen, strengeren Mahnwesens frühzeitig mit Telefonanrufen überschwemmt wird. Auch Ihr Vertrieb wird sich auf die Seite der Kunden stellen und die Notwendigkeit des neuen, strengeren Mahnwesens anzweifeln. Aber da muss man durch! Nach einigen Monaten stellt sich heraus, dass die Zahlungsmoral deutlich besser ist als vorher und kaum Umsatzrückgänge zu verzeichnen sind.

Geben Sie Ihrem Außendienst und/oder Ihrer Verkaufsabteilung die Möglichkeit, mit Kunden über deren unbezahlte Rechnungen zu sprechen (Informationen erhalten Sie mit einer Kopie der ersten Mahnung), aber lassen Sie nur einen kurzen Zeitraum für diesen Eingriff. Es kommt häufig vor, dass Vertriebsmitarbeiter aus falscher Kundenloyalität zögern, Beschwerden zu bearbeiten. Informieren Sie den Vertrieb über neue Entwicklungen in Fakturierung und Mahnwesen. Nur dann können Sie von Ihren Mitarbeitern Hilfe und Unterstützung erwarten. Erhalten Ihre Vertriebsmitarbeiter Provisionen für getätigte oder tatsächlich realisierte (d. h. bezahlte) Verkäufe?

Häufige ungerechtfertigte Reklamationen eines Kunden können oft darauf hindeuten, dass eine Entschuldigung für einen Zahlungsaufschub gesucht wird. Die Bearbeitung von Reklamationen sollte daher schnell und durch kompetente Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erfolgen. Sehr oft führen provozierte Teilzahlungen oder unvollständige Zahlungen zu unklaren Kontosituationen, die Zahlungen weiter verzögern und sogar zu Verwirrung in Ihrer Buchhaltung führen können. Sorgen Sie dafür, dass die lokalen Ansprechpartner für Reklamationen in Ihrem Unternehmen (z. B. Marktleiter, Verkäufer, Werkstattleiter, Außendienstmitarbeiter …) diese schnell prüfen und klären. Diese Abteilungen haben sehr oft „Beschwerdemappen“, die nur langsam bearbeitet werden. Es sollten Fristen für Maßnahmen festgelegt und Rückstände einmal pro Woche erfasst werden.

Inkasso erfordert Spezialisten. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern. Nicht zu unterschätzen sind die internen Widerstände gegen die Auslagerung von Mahntätigkeiten sowie die Angst vor Arbeitsplatzverlusten und dem Verlust interner Kompetenzen. Nur eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern und dem Inkassounternehmen kann zum Erfolg führen. Schauen Sie sich persönlich das Inkassounternehmen an, dem Sie Ihre Forderungen anvertrauen möchten, am besten direkt vor Ort. Überzeugt Sie das Unternehmen optisch nicht, werden Sie mit seinen Inkassoleistungen nicht restlos zufrieden sein. Finden Sie einen Partner, der zu Ihnen passt. Hier sind einige Tipps: Wenn Sie auf der Suche nach einem Inkassounternehmen sind, lassen Sie sich nicht von versprochenen Ergebnissen und schon gar nicht vom günstigsten Angebot beirren. Namhafte Inkassounternehmen verstehen sich als diskrete Anbieter von Finanzdienstleistungen. Sie überzeugen ihre Kunden durch ehrliche Arbeit und faire Konditionen, nicht durch einen aufdringlichen Marktauftritt. Ihre Anfragen sollten innerhalb von 24 Stunden (mindestens bis zum nächsten Werktag) beantwortet werden. Zumindest müssen Sie innerhalb dieser Frist einen kompetenten Rückruf erhalten. Sie müssen kein gebührenpflichtiges Mitglied eines Vereins, einer Körperschaft oder einer anderen Organisation sein oder werden, um Inkassodienste zu erhalten. Nehmen Sie Inkassobüros nicht ernst, wenn sie versprechen, einen bestimmten Prozentsatz Ihrer Forderungen einzuziehen, ohne detaillierte Kenntnisse über Ihre Kunden und/oder Ihre internen Prozesse. Solche Prognosen sind ungenau und werden oft nicht erfüllt. Bestehen Sie darauf, dass die offene Forderung bei erfolgreichem Inkasso ab Fälligkeit auf den letzten Cent verzinst wird. Sonst verschenken sie viel Geld. Komplexe Inkassoverfahren lassen sich nicht „kurz“ beschreiben. Abholauftragsformulare mit auf der Rückseite aufgedruckten Abholbedingungen sind nur für Einzelfälle und Einzelaufträge geeignet. Eine regelmäßige und ggf. umfangreiche Geschäftsbeziehung setzt eine entsprechende Handelsvereinbarung voraus. Bestehen Sie auf einem Vertrag, der Klarheit in alle Prozesse bringt. Von Anfang an! Sonst könnte es später böse Überraschungen geben.